10 claves para la implantación de las Layered Process Audits (LPA)

software LPA audits
Tras las dos entradas anteriores, en este post queremos proporcionaros una lista con las principales claves para la implantación de las LPA (Layered Process Audits) en nuestras instalaciones. Como sabéis los OEM cada vez más exigen la realización de este tipo de auditorías y ponerlas en marcha puede ser un poco caótico si no se tiene claros algunos aspectos importantes. Así pues y sin más dilación, empecemos.
1. Divide tu organización en no más de 5 capas
A la hora de determinar en cuántos niveles debes dividir tu organización debes tener en cuenta que cuenta que estas auditorías tienen que implicar a toda la organización, pero no por eso tenemos que crear un nivel por cada DPT que exista en nuestro organigrama. Lo habitual es definir 4 niveles: Líderes, Supervisores, Area Managers, Plant Manager. A modo de ejemplo:
  • General Motors: 1. Líderes; 2. Supervisores; 3. Gerencia; 4. Plant Manager; 5. CEO.
  • Chrysler: 1. Líder de grupo / Supervisores; 2. Area Manager; 3. Dpt. Manager; 4. Plant Manager.
2. Establece las frecuencias de auditoría de cada nivel partiendo de la frecuencia del nivel 1.
A la hora de determinar la frecuencia de cada nivel, hay que tener en cuenta que, si exigimos una frecuencia muy elevada, por ejemplo, 1 audit/turno, la dedicación y cantidad de auditorías a realizar se dispara. Lo más habitual es considerar que el nivel 1 debe auditar todos los procesos productivos al menos 1 vez al mes (que acaba significando 1 auditoría al día, en función de los procesos involucrados). Partiendo de esta base, no sería descabellado plantear para los siguientes niveles una frecuencia: trimestral, semestral y anual.
3. Forma un equipo interfuncional para definir los puntos de control – Checklist.
Los puntos de control de cada proceso deben seleccionarse en función del riesgo para la calidad, la seguridad de los empleados, la importancia del paso del proceso y las características del producto. Por este motivo es recomendable formar un equipo interfuncional o al menos que el listado de puntos de control haya sido validado por personal de distintas áreas.
4. Empieza por establecer un listado de preguntas estándar y para el nivel más alto.
Por un lado, cada proceso debería tener sus puntos de control específicos, es decir, un checklist propio. Por otro lado, en las LPA lo más normal es que con el aumento de niveles, los auditores respondan a una mayor cantidad de preguntas. Así que estos motivos es recomendable:
  1. Empezar por definir el conjunto de preguntas que el nivel más alto deberá responder (así luego tan sólo será reducir)
  2. Acotar en una sección las preguntas específicas de cada proceso. De este modo, sólo deberemos centrarnos en cambiar esta sección y adaptarla a cada proceso
Así conseguiremos obtener los checklist de la manera más eficiente posible.
5. Redacta las preguntas para que la respuesta sea OK / NOK
En las auditorías por capas el auditor debe responder con un OK o un NOK, así que las preguntas deben estar redactadas de forma directa y esperando este tipo de respuesta.
6. Liderazgo por parte del Responsable de Operaciones o de Producción
Como todo proceso de mejora continua, es esencial contar con el liderazgo de la dirección y gerencia. Además, en el caso de las Layered Process Audits, al ser controles que se realizan sobre los procesos productivos, es recomendable que el Director de Operaciones o de Producción se haga responsable de éstas y vele por su cumplimiento y realización.
7. La planificación puede adaptarse, pero está para cumplirse.
Es normal y comprensible que en una planta de producción surgen eventos no planificados que alteran el día a día de los profesionales que en ella trabajan. Por este motivo es necesario que se les conceda a los auditores un periodo de tiempo (por ejemplo, una semana) para realizar la auditoría asignada. Pero esta flexibilidad no debe tornarse en una alteración de la planificación. Las auditorías por capas se planifican para cumplir con los requisitos del cliente y no hacerlas incurre en un incumplimiento de estos CSR. Asimismo, tampoco es correcto, delegar la responsabilidad del control.
8. Fija un plan de Reacción para las No Conformidades
Pese a que en algunos casos el principal objetivo de las LPA es cumplir con el CSR de un cliente, no hay que olvidar que el verdadero objetivo de éstas es mejorar la estandarización del proceso para incrementar la calidad del producto. Para ello es indispensable realizar acciones correctivas tras detectar una No Conformidad del proceso. Por este motivo es necesario tener definido un procedimiento para el tratamiento de los NOK y traspasarlas directamente a un plan de acciones con el que hacer su seguimiento.
9. Mantén un registro histórico de las auditorías realizada
Para poder cumplir con el CSR de un OEM va a ser necesario poder acreditar que las auditorías previstas se han realizado y que se ha cumplido con sus frecuencias de control impuestas. Así pues, no permitas que se pierdan tus registros ni auditorías o luego será un quebradero de cabeza superar la auditoría de tu cliente.
10. Utiliza un software para digitalizar las auditorías por capas
La experiencia nos ha demostrado que incorporar un software que digitalice y automatice los procesos es vital para la implantación de las Layered Process Audits. Y por este motivo desarrollamos Zeper Audits. Este tipo de software evita que implantar las auditorías por capas sea caótico, y lo hacen de manera eficiente y consigue que, con menos esfuerzo, éstas aportan valor a la compañía en lugar de sólo “cumplir el trámite exigido”.
Y hasta aquí este post con los que para nosotros son aspectos clave a la hora de poner en marcha las auditorías de proceso por capas. Esperamos que os sirva de ayuda en vuestros casos. Recordaros que podéis obtener más información en la web de la IATF16949 y en la guía CQI-8.
Adelantaros que la semana que en el post de la semana que viene haremos un análisis de las ventajas que tiene utilizar un software para gestionar este tipo de auditorías.
Leer ¿Cómo organizar las auditorías por capas en mi planta?
Leer ¿Qué son las auditorías por capas?

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *