Beneficios de usar un software para las layered process audits (LPA)

Paperless audits Software
Si es Plant Manager o ocupa un cargo similar, es posible que no esté entusiasmado con tener que llevar a cabo auditorías de procesos por capas en sus instalaciones. Entre monitorizar los KPIs de planta, gestionar a su equipo y apagar el último incendio, hay poco espacio para agregar una tarea más a su lista de actividades.
Lo cierto es que es comprensible dado el tiempo y los recursos necesarios para realizar auditorías de proceso por capas. Estas requieren agregar controles diarios a las responsabilidades de los líderes y supervisores del equipo, así que quizás esté pensando: “Mi equipo ya está ocupado. No podemos asumirlo. Hagamos lo justo para cumplir el expediente y listos.”
En realidad, un programa LPA bien ejecutado es mucho más que otra iniciativa de calidad. Puede ayudar a la dirección de planta a alcanzar objetivos clave como:
  • la creación de una cultura de calidad y seguridad.
  • proporcionar información sobre la salud de la planta.
  • institucionalizar la capacitación y el conocimiento del proceso para operadores y todos los niveles de gestión de planta.
Además de otros beneficios más tangibles como:
  • Medir y fomentar la estandarización del proceso de trabajo.
  • Reforzar los pasos clave del proceso, incluidos los requisitos de seguridad.
  • Aumentar la interacción entre la gerencia de la planta y los operadores de línea.
  • Eliminar las no conformidades ocultas que aumentan los costos de calidad.
  • Reducir los errores, los desechos, aumente la primera vez y, por lo tanto, reduzca los costos.
  • Mejorar la calidad del producto y la satisfacción del cliente.
Pese a que la implantación de este tipo de controles internos tiene numerosas ventajas, en muchos casos el detonante de la puesta en marcha es un requerimiento de un cliente o la voluntad poder acceder a uno nuevo.
Bien sea por propia iniciativa o bien para cumplir con el compliance de un cliente, la realización de estos controles internos conlleva una dedicación para su gestión y realización y, por lo tanto, un coste económico. Del mismo modo que el principal objetivo en los proyectos de automatización de procesos es reducir costes, la incorporación de un software para las layered process audits persigue el mismo fin: reducir costes.

Principal beneficio del uso de software: reducción de costes

Si bien es cierto que en el mero acto de realizar la auditoría no hay apenas diferencia de tiempo entre hacerlo en papel o con una aplicación móvil, también es cierto que el ahorro no se obtiene ahí, sino que se obtiene al automatizar las tareas de organización y seguimiento.
Es entendible que, si la participación en las LPA de una persona se resume a la realización de auditorías, no sea consciente de la gran cantidad de acciones que se requieren para su coordinación, pero para aquellos que lo hemos vivido alguna vez, poder olvidarnos de gran parte de las tareas supone un ahorro considerable de tiempo. Veamos el siguiente ejemplo:
Analizamos las horas dedicadas anualmente para la gestión y coordinación de las LPA por una empresa de tamaño medio (30 procesos a auditar).
Planificación de auditorías y ajustes por re-planificación
40 h.
Envío de primeras notificaciones
28,5 h
Seguimiento de auditorías y envío de recordatorios
56 h
Traspaso a Excel y generación de KPIs
60 h
Gestión de NOK (traspaso a Plan de Acción y envío de correos)
54,5 h
Seguimiento de Plan de acciones y envío de recordatorios
47 h
Generación de Informes a dirección
48 h
TOTAL    
     334 h/año
Resultado: la empresa destinaba más de 300 horas al año a la gestión y coordinación de auditorías por capas. Hagan ustedes sus números, pero en su caso alrededor de 5.500 – 6.000 €/año.
El uso de Zeper Audits LPA, u otro software para auditorías por capas que automatice todas estas tareas, puede generar el ahorro de prácticamente la totalidad de estos costes. Evidentemente, incluso con el uso de estos software para layered process audits el personal a cargo deberá seguir realizando cierto seguimiento y supervisión, pero nada más allá de una dedicación que en general ascienda a 80 h/año. Así pues, el ahorro económico está garantizado desde el primer momento.

Beneficios complementarios

Además del ahorro económico, una plataforma digital LPA ayuda a los fabricantes a ir más allá y ofrece multitud de ventajas que proporcionan otros beneficios.
  • Uso de preguntas ficticias para garantizar que las personas no realicen las auditorías sin prestar atención.
  • Incorporar fotos anotadas o videos tanto a las preguntas como a las respuestas de la auditoría para ayudar a argumentar el motivo de un NOK.
  • Fácil actualización de los checklist sin tener que lidiar con copias en papel
  • Ofrecer visibilidad a tiempo real de los datos y generación de KPIs.
  • Enlace las no conformidades de la auditoría con las acciones correctivas, cerrando el círculo para que los problemas se resuelvan más rápido.
  • Mantener un registro histórico ordenado de las auditorías realizados que permita demostrar a su cliente los controles realizados.
Estos beneficios no tienen un resultado directo en la faceta económica, pero permiten ir más allá de la simple realización de las LPA y del cumplimiento de requerimientos de cliente. Escribir mejores preguntas, mejorar la gestión de las acciones correctivas, etc. puede fomentar una cultura de calidad, y la automatización proporciona un impulso crítico para cambiar el rumbo.
Esperamos que veáis con la misma claridad que nosotros que el uso de un software para las layered process audits es claramente beneficioso para la empresa en muchos sentidos. Y recordaros que podéis obtener más información sobre las LPA en la web de la AIAG y en la guía CQI-8.
Leer: 10 claves para la implantación de las auditorías por capas
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