¿Cómo organizar las auditorías por capas en mi planta?

En nuestro primer post sobre las LPA realizamos una introducción a las auditorías por capas en el que comentamos que este tipo de auditorías son especialmente efectivas para asegurar la calidad del producto, estandarizar las mejoras e institucionalizar los aspectos clave del proceso de fabricación pues participan todos los niveles de la organización, desde los operarios hasta la dirección.
Bien como iniciativa propia de la compañía o bien para cumplir con un requerimiento específico de nuestro cliente, una vez tenemos claro que debemos poner en marcha un procedimiento de auditorías de proceso por capas en nuestra planta, la siguiente cuestión que debemos resolver es: ¿cómo las ponemos en marcha? ¿Por dónde empezamos?
Cada vez que en ITK iniciamos la implementación de nuestro software de paperless audits en una nueva empresa empezamos con un análisis de su procedimiento (si es que lo tiene), y lo cierto es que nuestra experiencia nos ha demostrado que no existe un procedimiento estándar. Por lo que hemos podido comprobar, cada OEM recomienda unas directrices distintas a sus clientes (o al menos propone sus singularidades o matices específicos) a lo que hay que sumar que, dependiendo del tamaño del proveedor, incluso puede que hasta tenga su propio estándar ya establecido. En resumen: cada empresa tiene su procedimiento.
Si bien esto último es cierto, también es cierto que en el año 2005 la AIAG publicó el documento CQI-8 Layered Process Audits Guideline en base a los requerimientos acordados entre DaimlerChrysler y General Motors con el objetivo de establecer un marco de trabajo común. Siendo este el documento más estándar en esta materia, veamos qué dice esta guía en relación con el procedimiento y organización de estas auditorías.
En la CQI-8 se establecen 5 factores como base para la organización de las LPA:
  • Elementos a auditar: ¿qué vamos a auditar?
  • Niveles/Capas de auditoría: ¿qué niveles de la organización estarán involucrados?
  • Frecuencia de auditoría: ¿con qué frecuencia cada capa de la organización llevará a cabo la auditoría?
  • Reacción ante una no conformidad: ¿cuál es el plan cuando se encuentra una no conformidad?
  • Propiedad de la auditoría: ¿quién se asegura de que la auditoría se lleve a cabo y que los resultados se revisen y se apliquen?

Elementos auditables y puntos de control

A la hora de decidir qué vamos a auditar, hay que tener en cuenta las LPA se consideran Auditorías de Procesos, por lo tanto, lo que se audita son procesos de fabricación. Concretamente, aquellos que requieren atención especial debido a su importancia para la satisfacción del cliente y aspectos críticos para asegurar la calidad del producto.
Por lo general, estas auditorías deben incluir puntos de control/preguntas que se puedan verificar rápidamente y cuya respuesta es SI/NO. Por ejemplo, es típico que una auditoría verifique la existencia del registro de la inspección de primera pieza, pero no que requiera que alguien realmente complete el proceso de inspección de primera pieza. Para establecer esta lista de puntos de control del proceso, la guía CQI-8 recomienda formar un equipo interfuncional dentro de la organización para desarrollarla.
Habitualmente, un checklist de una LPA podría contener preguntas de las siguientes áreas:
    • Medidores
    • Calibración del medidor
    • Ayudas visuales
    • Parámetros de proceso / máquina
    • Procedimientos de configuración y / o cambio
    • Instrucciones de trabajo
    • Técnica de construcción / procesamiento
    • Identificación de producto
    • Equipo de monitoreo
    • Documentación / mantenimiento de registros
    • Equipo a prueba de errores o de detección de errores
    • Controles de laboratorio
    • Inspección de características de piezas
    • Procesos seguros
    • Acciones correctivas de problemas de calidad pasados.
    • Mantenimiento preventivo
    • Limpieza interna
    • Requisitos de apilamiento / embalaje

 

Mientras que los elementos que normalmente no deberían formar parte de este checklist son:
  • Medición de dimensiones / características de piezas específicas
  • Prueba de características de rendimiento de piezas específicas
  • Realizando una parte para probar el proceso de fabricación
  • Verificar si los operadores llegaron o no a tiempo al trabajo
  • Juzgar el desempeño del operador
  • Verificación de la finalización de otras “capas” en la Auditoría de proceso por capas
A la hora de definir la hoja de puntos de control de una auditoría, debemos considerar que una organización puede disponer de múltiples checklist / hojas de control, pudiendo llegar a desarrollar un listado de puntos de control específico para cada operación, proceso o línea de productos. De hecho, cuanto más específica sea la hoja de control más efectiva será. Es especialmente importante tener claro que una auditoría LPA no debe incluir una lista exhaustiva de todos los requisitos del proceso, sólo de aquellos aspectos críticos.

Niveles de auditoría

Las auditorías de proceso por capas recibe su nombre del requisito de que múltiples “capas” de una organización realicen la misma auditoría. A diferencia de una auditoría de producto que generalmente se lleva a cabo solo por un operador o un miembro del equipo del departamento de calidad, una Auditoría de proceso por capas es realizada por personal que va desde miembros del equipo de nivel de trabajo hasta personal en los niveles más altos de la estructura organizativa de la instalación.
Con esto se consigue colocar a personas de múltiples niveles de la organización “donde se está haciendo el trabajo” para verificar elementos críticos facilitando la comunicación entre la gerencia y los miembros del equipo de trabajo. Asimismo, la auditoría de proceso por capas también demuestra a todos los miembros del equipo que estos elementos críticos designados son muy importantes ya que “Si el gerente de la planta, o incluso el presidente de la compañía, está aquí para verificar que está hecho, es que debe ser importante”.
Además del rango jerárquico de sus miembros, los distintos niveles se diferencian también en la cantidad de puntos de control de la hoja de auditoría:
    • Partiendo de una lista estándar para todos los auditores de un mismo proceso, es cierto que el número de puntos de auditoría puede variar en función del nivel. Esto se debe a que cuanto mayor es el nivel del auditor, mayor es el alcance de autoridad del individuo, por ejemplo: un supervisor puede verificar que la inspección de primera pieza se haya completado para su línea, pero un gerente de planta además puede verificar que los resultados de la inspección de primera pieza para toda la planta se resumen y publican en la ubicación adecuada dentro de la planta.

 

Como aclaración hay que mencionar que los niveles de LPA no tienen porqué coincidir con los niveles del organigrama de la compañía.

Frecuencia de auditoría

Otra peculiaridad de las auditorías por capas es que se realizan con una frecuencia determinada, que vendrá determinada por el nivel del auditor dentro de la organización. Así, cuanto más bajo es el nivel del auditor más frecuentemente ese auditor llevará a cabo la Auditoría. Por ejemplo, un supervisor de línea puede realizar la Auditoría diariamente, mientras que el gerente de la planta puede realizar la Auditoría una vez al mes.

Reacción a las No Conformidades detectadas

Al igual que con las auditorías de calidad o el plan de control de procesos, las auditorías LPA deben tener planes de acción definidos para cualquier no conformidad encontrada. Estos planes de acción deberían desarrollarse antes de poner en marcha el procedimiento de auditoría por capas (basándose a menudo en no conformidades previamente tratadas).
La guía recomienda que estos planes de acción para las no conformidades de la auditoría de procesos por capas:
  • Estén documentados y disponibles para todos los auditores.
  • Incluyan todas las no conformidades detectadas, sin excepción.

Propietario de la auditoría

Las auditorías de proceso en capas no son auditorías adicionales realizadas por el Departamento de Calidad ni son controles que deberían incluirse en un plan de control de procesos. Debido al alcance y el propósito de las auditorías de procesos por capas, la dirección de operaciones de las áreas donde se realizan las auditorías debe ser el propietario del proceso.
Así pues, los gerentes de operaciones deben garantizar lo siguiente:
  • Las auditorías de proceso por capas se realizan a tiempo.
  • Cada auditoría es realizada por el miembro designado del equipo.
  • Los resultados se registran y revisan periódicamente.
  • Los recursos están disponibles y enfocados a acciones correctivas delas no conformidades detectadas.
Como conclusión, como primeros pasos a la hora de organizarlas:
    1. Determina qué procesos de van a auditar.

 

  • Crea la hoja de control/checklist de cada proceso (puede ser común para todos).

 

 

  • Define en cuántos niveles quieres dividir la organización y determina qué miembros formarán parte de cada uno.

 

 

  • Asocia una frecuencia de auditoría a cada nivel.

 

 

  • Crea los Planes de Acción y procedimientos necesarios para la gestión de No Conformidades.

 

 

  • Planifica las auditorías (especificando: proceso, auditor, fecha y turno) de acuerdo a los requerimientos.

 

 

La organización de auditorías por capas no es una tarea sencilla si se parte de un lienzo en blanco. Tampoco lo es la planificación de estas para el cumplimiento de requerimientos y frecuencias de auditoría, ni tampoco la gestión de No-Conformidades y extracción de KPIs dado el gran volumen de auditorías que representa; así que esperamos que este post os ayude y aporte un poco de claridad en la incorporación de las LPA en vuestra organización.

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